10 инструментов для управления проектами: эффективность, постановка задач и общение

Типы

Рабочий стол

Программное обеспечение для управления проектами реализовано в виде программы, которая запускается на рабочем столе каждого пользователя. Инструменты управления проектами, которые реализованы в виде настольного программного обеспечения, обычно представляют собой однопользовательские приложения, используемые менеджером проекта или другим экспертом в предметной области, например, планировщиком или менеджером по рискам.

Интернет

Программное обеспечение для управления проектами реализовано в виде веб-приложения, к которому можно получить доступ через веб-браузер . Это также может включать возможность использовать смартфон или планшет для доступа к приложению. Программное обеспечение как услуга (SaaS) также основано на веб-технологиях и стало общей моделью доставки для многих бизнес-приложений, включая управление проектами, информационную систему управления проектами (PMIS) и управление портфелем проектов (PPM) . Доступ к SaaS обычно осуществляется с помощью тонкого клиента через веб-браузер.

Мобильный

В последние годы программное обеспечение для управления проектами перешло на мобильные устройства . В 2015 году в мире стало больше мобильных телефонов, чем компьютеров, поэтому перенос приложений SaaS на мобильные устройства имеет смысл. Эта миграция имеет дополнительное преимущество, позволяя пользователям просматривать и обновлять сведения о проекте на ходу.

Личное

Приложение для управления личными проектами используется дома, обычно для управления стилем жизни или домашними проектами. Существует значительное совпадение с однопользовательскими системами, хотя персональное программное обеспечение для управления проектами обычно включает более простые интерфейсы. См. Также неспециализированные инструменты ниже.

Один пользователь

Однопользовательская система запрограммирована с предположением, что только одному человеку когда-либо понадобится редактировать план проекта одновременно. Это можно использовать в небольших компаниях или в тех, где всего несколько человек участвуют в планировании проектов сверху вниз . Настольные приложения обычно попадают в эту категорию.

Совместная

Система совместной работы предназначена для поддержки нескольких пользователей, одновременно изменяющих разные разделы плана; например, обновление областей, за которые они лично несут ответственность, чтобы эти оценки были интегрированы в общий план. Веб- инструменты, включая экстранеты , обычно попадают в эту категорию, но имеют ограничение, заключающееся в том, что их можно использовать только тогда, когда у пользователя есть прямой доступ в Интернет. Чтобы устранить это ограничение, некоторые программные инструменты, использующие архитектуру клиент-сервер, предоставляют многофункциональный клиент, который работает на настольном компьютере пользователя и реплицирует информацию о проектах и ​​задачах другим членам проектной группы через центральный сервер, когда пользователи периодически подключаются к сети. Некоторые инструменты позволяют членам команды проверять свои расписания (а другие — только для чтения), чтобы работать над ними, находясь вне сети. При повторном подключении к базе данных все изменения синхронизируются с другими расписаниями.

Визуальный

Распространенной проблемой в управлении проектами является трудность как с просмотром, так и с пониманием больших объемов изменяющихся данных проекта. Чтобы решить эту проблему, некоторые программы управления проектами используют визуализацию информации , чтобы пользователям было легче находить, анализировать и вносить изменения в свои данные. Чтобы избежать перегрузки информацией , часто следуют мантре визуализации «сначала обзор, масштабирование и фильтрация, затем детали по запросу».

Как выбрать программное обеспечение для планирования проектов

Чтобы выбрать лучший вариант для своей команды, рассмотрите каждую из этих категорий. Все они должны соответствовать вашим уникальным потребностям.

Функции

Разделите функции на две категории: обязательные и полезные. Перечислите необходимые вам функции в обеих категориях. Составьте список необходимых вещей, учитывая текущий процесс и проблемы, которые необходимо решить.

Необязательно быть предельно конкретным. Например, если вам нужно исправить проблемы со связью, вы можете включить такие обязательные вещи, как эти:

• Очистить сроки выполнения
• Какое-то хранилище документов
• Легкое общение, организованное по задачам

Если вы не уверены, что вам нужно, посмотрите страницы с описанием некоторых программ из этого списка, чтобы найти идеи. Это даст вам лучшее представление о том, какие функции обычно доступны.

Расходы

Многие хорошие инструменты предлагают бесплатную версию с облегченной функциональностью. Это привлекательная цена, особенно если у вас ограниченный бюджет.

Однако помните, что бесплатные инструменты должны быть отправной точкой. У вас могут возникнуть проблемы с получением результатов, если у вас нет инструмента профессионального уровня.

Самый мудрый выбор – выяснить, сколько будет стоить хорошее решение для вашего бизнеса. Если это сэкономит часы, повысит эффективность и даст лучшие результаты, вы можете оценить это в долларовом выражении.

Поговорите со своей командой о том, сколько времени они тратят на поиск нужных документов или отслеживание того, что уже произошло в проекте. Если бы вы вернули все это время, сколько бы оно стоило?

Например, предположим, что у вас есть команда из 20 человек. Вы ожидаете, что это программное обеспечение будет экономить каждому из этих людей около 30 минут каждую неделю. За месяц вы сэкономите 2 часа на человека, что означает, что вы будете получать примерно на 40 часов продуктивной работы каждый месяц. Если ваша средняя почасовая ставка составляет 20 долларов в час, это означает, что ваше программное обеспечение стоит примерно 800 долларов в месяц.

Конечно, это не значит, что вы должны составлять 800 долларов в месяц. Это просто ориентир, который поможет вам определить, окупятся ли ваши вложения.

Оценивая свой выбор, подумайте, получите ли вы ценность, необходимую для получения ожидаемой прибыли. Выбор более дешевого варианта может на самом деле стоить больше денег, поскольку ваша команда тратит время, пытаясь обойти его ограничения.

Настройка

Нет смысла менять свой стиль работы только для того, чтобы начать использовать новое программное решение.

У вас должна быть возможность настроить и адаптировать свой инструмент планирования в соответствии с вашим рабочим процессом.

Обдумайте свои бизнес-планы на ближайшие 5 лет. Ожидаете ли вы роста вашей команды? Вам понадобится больше функций для поддержки нового направления бизнеса?

Правильное программное обеспечение соответствует вашим текущим потребностям и способно расти вместе с вашим бизнесом.

Легкость использования

Если вы выберете решение, которое членам вашей команды будет сложно использовать, вам нужно будет потратить время на то, чтобы научить их, как его использовать. Помните об этом при выборе инструмента планирования проекта.

Иногда вам действительно нужен инструмент корпоративного уровня со слоями сложности. Если это так для вашего бизнеса, убедитесь, что вы выбрали инструмент, который включает в себя полный опыт адаптации для вашей команды.

Большинству компаний лучше выбрать более простое решение. Выбирая новый инструмент, учитывайте членов вашей команды с наиболее технологическими проблемами.

Как выбрать систему управления проектами

Совместная работа над файлами

Ключевое требование к системе управления проектами — наличие облачного хранилища – мы уже писали об этом в нашем обзоре лучших облачных сервисов для бизнеса. Пользователи должны получать оперативный доступ к базе знаний и другой актуальной информации, иметь возможность использовать свежую версию одного и того же файла и отслеживать изменения реальном времени.

Постановка задач и контроль сроков

Функционал системы управления проектами обязательно должен включать в себя возможность создавать таски, назначать ответственных задачам, ставить дедлайны и контролировать их выполнение. Таким образом система управления проектами дает простой профит – каждый сотрудник будет видеть свой фронт работ, а руководитель – прозрачные объемы и сроки выполнения проекта. Именно в этом, а не в пресловутой многозадачности (мы опровергали этот миф в нашей статье), видится сакральный смысл командной работы.

Коммуникации участников проекта

Огромную роль играют общие дискуссии в рамках команды. В офисах для этих целей придумали опенспейсы, для работы удаленных команд – групповые чаты и командные мессенджеры

Для классного сервиса управления проектами критически важно, чтобы переписки и другое общение внутри команды велись системно – с удобным тематическим делением. Обсуждение рабочих вопросов должно  соответствующим образом «бэкапиться», исключая необходимость искать детали проекта по пяти мессенджерам и трем почтовым ящикам. 

Не забывайте о безопасности. Если ваша команда общается в Телеграме – используйте VPN для корректной работы мессенджера. На наш взгляд лучший вариант – HideMyName. Недорогой и шустрый. Их сайт здесь.

17.Yougile

Программа для работы над проектами.

Устанавливается платно. Бесплатна для команд до 15 человек. Также есть бесплатный пробный период использования.

Возможности Yougile:

• Постановка задач и отслеживания их выполнения.
• Назначение исполнителей и ответственных лиц.
• Комментарии к задачам, прикрепление файлов.
• Обсуждение деталей проекта с командой в чатах.
• Возможность учета стоимости и распределения ресурсов по проектам.
• Вывод отчетов по проектам.

Плюсы:

• Понятный интуитивный интерфейс.
• Есть мобильное приложение.
• Есть шаблоны по проектам.
• Возможность настроить как CRM-систему.
• Возможность добавлять гостевых пользователей в проекты.

Минусы:

• Нет диаграммы Гантта.
• Не хватает функционала для разработке крупных проектов.

8.Wrike

Программа для совместной работы над проектами.

Устанавливается платно. Бесплатно для команд до 5 человек.

Возможности Wrike:

• Возможность ставить задачи и отслеживать их выполнение.
• Назначение исполнителей.
• Комментарии к задачам, прикрепление файлов.
• Составления плана достижения цели.
• Чаты для обсуждения проектов с командой.
• Kanban-доски.
• Создание отчетов о работе сотрудников.

Плюсы:

• Календарь событий.
• Возможность выставлять и отслеживать дедлайны.
• Есть мобильная версия.
• Использование метода критического пути.
• Есть уведомления и @упоминания в чатах.
• Возможность интеграции с другими сервисами.

Минусы:

• Дорогая платная версия.
• Нет возможности учитывать затраты по проектам.

3.GanttPro

Программа для координации проектов с помощью диаграммы Гантта.

Устанавливается платно. Есть возможность тестировать программу бесплатно первые 14 дней.

Возможности GanttPro:

• Постановка задач и отслеживания их выполнения.
• Назначение исполнителей и ответственных лиц.
• Оценка стоимости проектов.
• Комментарии к задачам, прикрепление файлов.
• Составления плана достижения цели.
• Совместное редактирование файлов.

Плюсы:

• Использует метод критического пути.
• Можно экспортировать диаграммы в PNG, PDF, XLSX, XML.
• Есть шаблоны проектов для разных сфер.
• Есть поиск с фильтрами.
• Неограниченное облачное хранилище.

Минусы:

Дорогое удовольствие.

Управление задачами

Цели

Примечание.Пример.Примечание:http://www.forbes.ru/kompanii/245905-v-kakikh-otraslyakh-rabotayut-samye-neeffektivnye-rossiiskie-kompaniiПример. Пример.Примечание (Василина Абу-Навас, бизнес-консультант, объединение «Практик»):Пример.

Описание

Таблица 1. Список задач для мобильной навигационной системы GPS

Название	Статус	Ответственный	Область	Остаточная трудоемкость (часы)
Добавить экран поиска перекрёстков	Новая	Иванов И.И.	Поиск адреса	24
Добавить парикмахерские в базу данных для карты России	Выполняется	Петров П.П.	Поиск мест	8
Добавить новые стили оформления карты	Завершена	Сидоров С.С.	Карта
Разобраться, почему не строится маршрут через кольцевую дорогу в Санкт-Петербурге	Заблокирована	Дмитриев Д.Д.	Построение маршрута	12

Параметры

Примеры:

• Добавить экран поиска перекрёстков. (Примечание: Проверяемый критерий – экран. Он либо есть, либо его нет.)
• Разобраться, почему не строится маршрут через кольцевую дорогу в Санкт-Петербурге. (Примечание: Проверяемый критерий – построение маршрута через кольцевую дорогу.)

Примеры:Рисунок 1. Объём работы над мобильной навигационной системой GPSПример.

ПО

• Электронные таблицы Excel или Google Docs
• Redmine – http://www.redmine.org
• Jira – https://www.atlassian.com/software/jira
• BugZilla — http://www.bugzilla.org
• DropTask – http://www.droptask.com
• Hansoft – http://www.hansoft.com

15.Asana

Сервис для постановки задач, работы над проектами и обмена документацией. Создан, как замена электронной почты с расширенным функционалом.

Устанавливается платно. Бесплатно для команд меньше 15 человек. Также, есть пробный бесплатный период пользования 30 дней.

Возможности Asana:

• Постановка задач и отслеживания их выполнения.
• Комментарии к задачам, прикрепление файлов.
• Kanban-доски.
• Поддержка обратной связи с клиентом.
• Вывод отчетов по проектам.

Плюсы:

• Удобный календарь событий.
• Возможность отслеживать дедлайны.
• Интеграция с другими сервисами.
• Удобные фильтры для поиска.
• Есть мобильное приложение.

Минусы:

• Сложный интерфейс, новичку придется долго разбираться.
• Интерфейс только на английском языке.
• Дорогая платная версия.

Trello: бесплатная программа для поклонников системы канбан

Программное обеспечение Trello было создано для управления разноплановыми задачами больших проектных команд. Интерфейс интуитивно понятен. Руководитель формирует тематические доски, списки задач, карточки для каждого подчиненного.

Пользователи могут обмениваться файлами, оставлять комментарии.

Плюсы программы:

• базовая версия абсолютно бесплатна;
• подходит как для маленьких, так и для крупных компаний;
• интерфейс подходит для управления сразу несколькими, не связанными между собой, задачами.

К минусам относят отсутствие сводных отчетов, функции учета рабочего времени.

Todoist: веб-платформа для управления простыми проектами

Фрилансерам, которые хотят организовать свой собственный рабочий день и реализовать микропроекты, необязательно тратиться на профессиональный софт. Бесплатная платформа Todoist проста, интуитивно понятна, отлично подходит для организации повседневных бытовых дел.

Пользователь получает возможность указывать диапазон сроков выполнения задач, получать напоминания на смартфон. Нужно учитывать, что Todoist разрабатывался как ресурс для управления личными задачами. Поэтому основным минусом является отсутствие адаптации инструмента под нужды крупного бизнеса, больших команд.

Плюсы:

• синхронизация с календарем Google;
• работа на всех видах устройств, включая смартфоны, планшеты.

Microsoft Project: надежный, проверенный, доступный инструмент

Один из самых доступных инструментов, пользоваться которым можно абсолютно бесплатно. Достаточно скачать пакет MS Office. В программе есть все необходимое для управления бизнес-проектами:

• диаграммы Ганта;
• возможность постановки задач и подзадач;
• готовые шаблоны.

С помощью Microsoft Project руководитель может распределять ресурсы, оценивать временные затраты, просчитывать критический путь, отслеживать контрольные точки.

Плюсы: не нужно тратить много времени на освоение системы, интерфейс интуитивно понятен всем, кто пользовался другими программами MS Office. Microsoft Project используют даже крупные корпорации с целью курирования масштабных проектов.

Минусы: интерфейс можно назвать устаревшим. Сервисом неудобно пользоваться с мобильных устройств.

5.Basecamp

Сервис для совместной работы над проектами, популярный во всем мире.

Устанавливается платно. Есть возможность тестировать программу бесплатно в течении первых 30 дней. Есть бесплатная версия для преподавателей и студентов.

Возможности Basecamp:

• Постановка задач и отслеживания их выполнения.
• Назначение исполнителей и ответственных лиц.
• Комментарии к задачам.
• Возможность прикреплять файлы.
• Составления плана достижения цели в виде графика.
• Обсуждение деталей проекта в чатах.

Плюсы:

• Относительная простота использования.
• Удобный календарь событий.
• Закрытые и открытые чаты.
• Возможность выставлять и отслеживать дедлайны.
• Продуманная мобильная версия.
• Хорошая интеграция с Google docs.

Минусы:

• Дорого для малого бизнеса.
• Нет возможности учитывать затраты в проекте.
• Нет личных чатов и чатов по задачам.

Автоматизация управления проектами (РМ)

В том же совместном исследовании AIPM, KPMG и IPMA есть данные о том, что 71% участников опроса сообщили об использовании программного обеспечения управления проектами для улучшения управления и контроля за программами и проектами.
Из них:

• 39% используют специализированное ПО для управления проектами (в мире насчитывается около 500 программных продуктов для управления проектами)
• 20% используют встроенное программное обеспечение для управления проектами (например, если в компании используется продукт 1С: ERP, то для автоматизации управления проектами может использоваться программный продукт «1C:PM Управление проектами. Модуль для 1С: ERP», который легко встраивается в 1С: ERP)
• Остальные 12% используют коммерческое программное обеспечение, не связанное с управлением проектами (например, MS Excel).
• 29% респондентов вообще не используют ПО для автоматизации управления проектами.

Все это говорит о том, что у компаний, занимающихся автоматизацией управления проектами, еще очень много работы.

Остановимся на том, зачем самим компаниям автоматизировать управление своими проектами? В случае, если ваш бизнес связан с реализацией проектов, у вас возникают следующие ключевые задачи:

• Планировать сроки реализации проектов, исходя из имеющихся у вас ресурсов
• Планировать внутренний и внешний бюджет проекта
• Планировать платежи и поступления по проекту
• Контролировать сроки реализации задач проекта и потраченный бюджет на эти задачи
• Делать прогноз относительно того, укладываетесь ли вы в утвержденные заказчиком проекта сроки и бюджет и если нет, то насколько текущий план по срокам и стоимости проекта отклоняется от утвержденного у заказчика?
• Контролировать плановую рентабельность проекта
• Получить данные о фактической рентабельности проекта.

Выполнять все эти задачи в MS Excel очень трудозатратно, поэтому и появляется необходимость в специализированном программном обеспечении для управления проектами. Многие руководители компаний осознают необходимость в автоматизации проектной деятельности, но не знают, как выбрать программный продукт. О подходе к выбору программного продукта для управления проектами можно почитать по этой ссылке. А конкретный пример выбора продукта для управления проектами вы найдете здесь.

Очевидно, что в ближайшие годы компании продолжат попытки найти подходящий продукт для управления проектами, чтобы повысить вероятность их успеха.

Фото: triit.ru

Zoho Projects: облачная система для удаленного управления проектами

Инструмент подходит для компаний с головным офисом и разветвленной сетью филиалов. Zoho Projects позволяет отслеживать прогресс выполнения бизнес-задач, комментировать ошибки, создавать интуитивно понятные инструкции, отчеты. Вся информация хранится в облаке, что позволяет получить доступ к нужной информации в любое время из любого места.

Преимущества Zoho Projects:

• лучший набор коммуникационных инструментов, включая чат в реальном времени, закрытые комнаты-форумы;
• есть бесплатная версия с базовыми функциями и ограниченным числом пользователей;
• стандартный план с поддержкой пользователей стоит всего 3 доллара.

Недостатками инструмента называют ограниченное количество отчетов, отсутствие русскоязычной поддержки.

10.MS Project

Программа для работы над проектами с помощью диаграммы Гантта от компании Microsoft.

Устанавливается бесплатно. Есть возможность купить готовые шаблоны для Вашего вида бизнеса.

Возможности MS Project:

• Возможность ставить задачи и отслеживать их выполнение.
• Создание сетевой диаграммы проекта.
• Выведение отчетов.
• Возможность учитывать ресурсы и затраты по проектам.

Плюсы:

• Использование диаграммы Гантта.
• Возможность выставлять и отслеживать дедлайны.
• Возможность интеграции с другими программами Microsoft Office.
• Интерфейс понятный и интуитивный.
• Возможность создавать шаблоны для проектов.
• Возможность моделировать варианты решения задач.

Минусы:

• Сложный поиск по материалам.
• Если проект достаточно большой, становится сложно ориентироваться в данных.

Asana

• Создать сколько угодно проектов с высоким уровнем декомпозиции на основе шаблонов.

• Организовать работу над проектами: создать доски, поставить задачи, назначить исполнителей.

• Классифицировать задачи при помощи тегов.

• Начать общение в карточках задач и общей новостной ленте.

• Настроить для себя личный планировщик: сортировать задачи по сроку их выполнения, делать приватные задачи.

За что точно придется платить:

• Отчеты. Вы не сможете посмотреть отчет даже про проектам или исполнителям.

• Контроль выполнения задач, просмотр незавершенных и просроченных. Придется верить людям на слово, что все задачи выполняются в срок.

• Возможность следить за новыми задачами, обновлениями и статусами важных проектов.

• Визуализация процессов и создание связей между задачами. «Timeline» недоступен.

• Работа с задачами, которые вы создали и поручили коллегам. Их даже нельзя вывести отдельно.

• Работа с формами.

Без отчетов, форм, визуализации процессов, чужих задач, списка обновлений и контроля сроков работать в системе управления практически невозможно. Asana хочет, чтобы вы стали платящим клиентом, и потому забирает у вас половину функций. Бесплатная версия нужна только для знакомства – «подглядеть», что происходит внутри.

14.Аctive Сollab

Онлайн-сервис для совместной работы над проектами.

Устанавливается платно. Есть возможность тестировать программу бесплатно в течении первых 30 дней.

Возможности Аctive Сollab:

• Возможность ставить задачи и отслеживать их выполнение.
• Назначение исполнителей и ответственных лиц.
• Комментарии к задачам, прикрепление файлов.
• Планирование ресурсов и стоимости по проектам.
• Вывод отчетов по проектам.

Плюсы:

• Календарь с напоминаниями.
• Возможность выставлять и отслеживать дедлайны.
• Интеграция с другими сервисами.
• Возможность совместного редактирования файлов.
• Возможность выставлять счета.
• Удобный поиск и фильтры.
• Возможность анализировать профили сотрудников.

Минусы:

• Нет шаблонов проектов.
• Только английский интерфейс.
• Нет диаграммы Гантта.
• Дорогая платная версия.

GanttPRO: если важно не только управление, но и планирование, презентация

Программа позволяет строить графики, отслеживать ход выполнения работ, контролировать расходы финансов и времени. С помощью GanttPRO можно общаться со своей командой, получать уведомления в режиме реального времени. Готовые шаблоны помогут быстрее разобраться в интерфейсе.

Плюсы:

• множество инструментов управления разными видами ресурсов;
• автоматическое построение и обновление графиков проекта;
• возможность автоматизировать управленческие процессы.

К недостаткам относят недоработанное приложение для смартфонов. А чтобы увидеть весь график проекта, необходимо делать выгрузку в отдельный файл.

Basecamp

Популярный онлайн-сервис для управления работой компании. Функционирует веб-версия и мобильные приложения на Android и iOS. Включает списки дел с фирменными отчетами Basecamp, доски, календарь, облачное хранение файлов, групповой чат и клиентский доступ.

Читать книгу от основателей Basecamp.

Достоинства Basecamp

• простой и понятный интерфейс;
• автоматическая проверка сотрудников;
• отчеты по проектам в виде информативных графиков;

• интеграция Google Календаря и Google Docs;
• хранение истории версий загруженных файлов.

Недостатки Basecamp

• невозможно представить проект целиком;
• нет русскоязычной версии;
• нет инструментов стратегического планирования.

Стоимость Basecamp

$99 в месяц за всю команду:

• неограниченное число пользователей;
• неограниченное число проектов;
• 500Гб для хранения файлов.
• существует 30-дневный триал.

Скачать Basecamp 

Для компьютера, Android, iOS

БЕСПЛАТНЫЕ

TRELLO – Перейти на сайт

Trello — веб-сервис для совместной работы, который призван помочь в организации и управлении проектами с помощью карточек.

Характеристики

• Уведомления 
• Управление доступом 
• Поиск и фильтры 
• Комментарии
• Совместная работа
• Вложения файлов
• Календарь
• Время выполнения
• Работа с электронной почтой
• Обмен сообщениями
• Оценка состояния проекта

Плюсы

• Структурированное рабочее пространство.
• Есть мобильное приложение.
• Отличная техподдержка.
• Забота о клиенте. Есть подробные инструкции и руководства.

Минусы

• Нет встроенного учёта времени по задачам.
• Нет встроенной возможности связи с мессенджерами.

Тарифы

Бесплатно

Рейтинг 4

БИТРИКС24 – Перейти на сайт

Битрикс24 – это полный комплект инструментов для работы компании. Включает CRM для продаж и удобный сервис для управления проектами.

Характеристики

• Ведение деловых бесед в режиме реального времени.
• Обмен файлами
• Групповые беседы.
• Встраиваемые изображения и видео.
• Управление ресурсами и документами.
• Мгновенная синхронизация на всех устройствах.
• Настраиваемые уведомления.
• Отслеживание развития проекта.

Плюсы

• Удобный интерфейс.
• Можно отслеживать развитие проекта.
• Широкий функционал.
• Можно кастомизировать интерфейс.

Минусы

Серьезных недостатков не обнаружено.

Тарифы

Есть бесплатный тариф

Рейтинг 5